खरीद मांग और खरीद आदेश के बीच अन्तर

खरीद मांग (पर्चेज़ रिक्विजिशन) और खरीद आदेश (पर्चेज़ ऑर्डर) दोनों ही किसी कंपनी के लिए सामान और सेवाएं प्राप्त करने के लिए आवश्यक दस्तावेज हैं। हालाँकि, खरीद मांग और पर्चेज़ ऑर्डर दोनों अलग-अलग हैं। खरीद मांग एक दस्तावेज है जिसका वस्तुओं और सेवाओं को खरीदने की अनुमति प्राप्त करने के लिए आंतरिक रूप से अनुरोध किया जाता है, और पर्चेज़ ऑर्डर वास्तव में सामान खरीदने के बाद जारी हुआ दस्तावेज होता है। इस लेख में हम खरीद मांग और पर्चेज़ ऑर्डर के बीच के अन्तर को विस्तार से समझेंगे।

खरीद मांग क्या है?

जब भी किसी कर्मचारी को किसी कारोबार के लिए सामान और सेवाएं खरीदने की जरूरत होती है तो उसे वित्त विभाग से अनुमति लेनी पड़ती है। अनुमति के लिए किया गया अनुरोध खरीद मांग है। यह खरीद कार्यालय की आपूर्ति,स्टॉक, मैनूफैकचरींग से जुड़े सामान आदि के लिए हो सकती है। कंपनी की ओर से कुछ भी करने के लिए, आपको पहले एक अधिकृत व्यक्ति से स्वीकृति की आवश्यकता होती है। खरीद मांग से ऑडिट ट्रेल बनता हैं और सभी प्रक्रियाओं में पारदर्शिता सुनिश्चित होती हैं।

शामिल विवरण 

खरीद मांग में खरीदारी पूरी करने से पहले आवश्यक विवरणों की रूपरेखा होती है, जैसे:

• उत्पाद विवरण और मात्रा
• विक्रेता का नाम
• कीमत
• क्रेता का नाम और विभाग

अनुमति प्राप्त करने के लिए कर्मचारी इस आंतरिक दस्तावेज़ का उपयोग करते हैं। इस प्रकार, यह कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज़ नहीं हैं।

खरीद मांग की आवश्यकता क्यों होती है?

प्रमुख पदाधिकारी हमेशा विक्रेता से संपर्क नहीं कर सकते और उनकी आपूर्ति प्राप्त नहीं कर सकते। उन्हें चाहिए कि कर्मचारी उनकी ओर से विक्रेताओं से संपर्क करें। हालाँकि, इससे उनके बीच धोखाधड़ी की संभावना होती है। इसे रोकने के लिए, कंपनियां खरीद मांग वर्कफ़्लो का उपयोग करती हैं। यह एक ऑडिट ट्रेल बनाता है जो कर्मचारियों को उनके कार्यों के लिए जिम्मेदार बनाता है।

इसके अलावा, किसी ऑर्डर को वैध बनाने के लिए खरीद मांग जैसा आंतरिक दस्तावेज़ मौखिक रूप से कहने की तुलना में बेहतर है। यह खरीदारी में प्रामाणिकता को बढ़ाता है।

खरीद मांग वर्कफ़्लो में पाँच चरण 

खरीद मांग वर्कफ़्लो के 5 महत्वपूर्ण चरण हैं:

• खरीद मांग प्रपत्र पूरा करें और इसे स्वीकृति के लिए जमा करें। 
• संबंधित विभागों जैसे कि कानून, वित्त, और प्रबंधन से स्वीकृति प्राप्त करे। 
• वित्त विभाग से अंतिम स्वीकृति प्राप्त करें। यदि खरीद मांग का अनुरोध अस्वीकार कर दिया जाये, तो अधिक जानकारी प्राप्त करें और आवश्यक परिवर्तन करें। 
• पर्चेज़ ऑर्डर को पूरा करने के लिए आपूर्तिकर्ता से मूल्य कोटेशन प्राप्त करें
• एक पर्चेज़ ऑर्डर बनाएँ

उदाहरण

एक अपार्टमेंट परिसर के बिल्डिंग मैनेजर को पता चलता है कि उसे एक नया विद्युत पैनल खरीदने की ज़रूरत है जो जंग से क्षतिग्रस्त हो गया है। वह क्लाउड-आधारित क्रय प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके खरीद मांग प्रपत्र सबमिट करता है। फिर मांग को समीक्षा और स्वीकृति के लिए मैनेजर जो की उस भवन के मालिक है उनके पास भेजा जाता है। स्पष्ट व्यावसायिक आवश्यकता के कारण सुविधा निदेशक खरीदारी को मंजूरी देते हैं। नए पैनल की मध्यम लागत को देखते हुए, खरीद मांग की समीक्षा संगठन के किसी उच्च अधिकारी या वित्त विभाग द्वारा करने की आवश्यकता नहीं है। कंपनी यह देखने के लिए जांच करती है कि मौजूदा इन्वेंट्री में पहले से खरीदा गया विद्युत पैनल उपलब्ध है या नहीं। यदि नहीं, तो खरीद मांग को अंतिम समीक्षा के लिए क्रय विभाग को भेज दिया जाता है। इस बिंदु पर, क्रय विभाग अनुरोध को स्वीकार कर सकता है, अधिक जानकारी मांग सकता है, अनुरोध को बदल सकता है (उदाहरण के लिए सोर्सिंग बदलना) या इसे अस्वीकार कर सकता है। यदि खरीद की मांग स्वीकृत हो जाती है, तो खरीद टीम चुने हुए आपूर्तिकर्ता से एक नए पैनल के लिए पर्चेज़ ऑर्डर बनाती है।

पर्चेज़ ऑर्डर क्या है?

पर्चेज़ ऑर्डर खरीदार और विक्रेता के बीच एक अनुबंध के रूप में कार्य करता है। इसमें कीमत, वितरित की जाने वाली इकाइयों की संख्या, डिलीवरी की तारीख आदि जैसे विवरण होते है। पर्चेज़ ऑर्डर खरीद मांग की प्रक्रिया का अनुसरण करता है। एक बार अनुरोध स्वीकृत हो जाने पर, विक्रेता को एक पर्चेज़ ऑर्डर भेजा जाता है। लेखांकन (अकाउंटिन्ग) के उद्देश्य से भी पर्चेज़ ऑर्डर महत्वपूर्ण हैं।

शामिल विवरण

पर्चेज़ ऑर्डर में वह सब कुछ शामिल होता है जो विक्रेता को ऑर्डर पूरा करने के लिए जानना आवश्यक होता है और वह सब कुछ जो आपकी कंपनी को खरीदारी का दस्तावेजीकरण करने के लिए आवश्यक होता है:

• आपकी कंपनी का नाम
• ऑर्डर देने वाले कर्मचारी का नाम
• पीओ निर्माण की तिथि
• माल की मात्रा और कीमत
• भुगतान की शर्तें
• सभी सम्मिलित पक्षों के हस्ताक्षर

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पर्चेज़ ऑर्डर की आवश्यकता क्यों होती है?

पर्चेज़ ऑर्डर कंपनियों को यह ट्रैक करने में मदद करता हैं कि उन्हें क्या प्राप्त करना है और इससे जुड़े विक्रेता के बारे में जानकारी आदि। ऑडिट उद्देश्यों के लिए, आपको ऐसे दस्तावेज़ों की आवश्यकता होती है जो बताते हों कि खरीद विभाग के प्रमुखों ने किए गए ऑर्डर को मंजूरी दे दी है। इसके लिए पर्चेज़ ऑर्डर आवश्यक है। ऐसा हो सकता है कि कोई विक्रेता अनुबंध पर हस्ताक्षर किए जाने और सामान वितरित किए जाने के बीच अपनी कीमत बढ़ा दे। आप पर्चेज़ ऑर्डर को प्रमाण के रूप में उपयोग कर सकते हैं कि पार्टियों के बीच कीमत पर पहले ही सहमति हो चुकी है। पर्चेज़ ऑर्डर आपको एक बहुत ही व्यवस्थित रिकॉर्ड-कीपिंग प्रणाली बनाने में भी मदद करता हैं। इससे ऑर्डर को ट्रैक करना आसान हो जाता हैं और आप सुनिश्चित कर सकते है कि आपका सामान समय पर डिलीवर होता है या नहीं।

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पर्चेज़ ऑर्डर कैसे काम करता है?

प्रत्येक पर्चेज़ ऑर्डर की प्रक्रिया में चरणों की एक श्रृंखला शामिल होती है जिसके माध्यम से खरीददार विक्रेता से कोई वस्तु या सेवा प्राप्त करता है। ये चरण इस प्रकार है:

• खरीद मांग की स्वीकृति पर, वित्त टीम एक आपूर्तिकर्ता से खरीद के अपने इरादे को जाहिर करने के लिए एक पर्चेज़ ऑर्डर जारी करती है।
• वित्त विभाग पर्चेज़ ऑर्डर को आगे भेजने से पहले सटीकता और पूर्णता के लिए आवश्यक दस्तावेज की जाँच करता है।
• वित्त पूर्ति प्रक्रिया शुरू करने के लिए आपूर्तिकर्ता को आदेश भेजता है।
• आपूर्तिकर्ता सुनिश्चित करता है कि सभी आइटम का हिसाब-किताब रखा गया है।
• एक बार ऑर्डर चुनने का काम पूरा हो जाने पर, आपूर्तिकर्ता पर्चेज़ ऑर्डर में लिखित जानकारी के अनुसार ग्राहक को अनुरोधित सामग्री वितरित करता है।
• विभाग डिलीवरी की सटीकता की पुष्टि करता है और चालान की मंजूरी देता है।
• लेखांकन (अकाउंटिन्ग) विभाग पर्चेज़ ऑर्डर में उल्लेखित शर्तों के अनुसार भुगतान की व्यवस्था करता है।

खरीद मांग और पर्चेज़ ऑर्डर में अन्तर 

खरीद मांग और पर्चेज़ ऑर्डर के बीच मुख्य अंतर निम्नलिखित हैं:

• खरीद मांग एक अनुरोध है, जबकि पर्चेज़ ऑर्डर एक आदेश है। खरीद मांग किसी कंपनी के भीतर एक विभाग या व्यक्ति द्वारा एक अनुरोध है, जबकि पर्चेज़ ऑर्डर एक आधिकारिक दस्तावेज है जो एक कंपनी द्वारा किसी आपूर्तिकर्ता को भेजा जाता है।
• खरीद मांग में आमतौर पर केवल आवश्यक वस्तुओं या सेवाओं की जानकारी शामिल होती है, जबकि पर्चेज़ ऑर्डर में आमतौर पर भुगतान की शर्तें और डिलीवरी की जानकारी भी शामिल होती है।
• खरीद मांग और पर्चेज़ ऑर्डर दोनों ही व्यवसाय में वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लिए महत्वपूर्ण दस्तावेज हैं। खरीद मांग खरीद प्रक्रिया की शुरुआत का प्रतीक है, जबकि पर्चेज़ ऑर्डर खरीद प्रक्रिया को पूरा करता है।

खरीद मांग और पर्चेज़ ऑर्डर के बीच के अंतर को निम्नलिखित रूपरेखा में भी समझा जा सकता है:

निष्कर्ष

संक्षेप में, किसी भी संगठन में सुचारू खरीद प्रक्रिया के लिए खरीद मांगों और पर्चेज़ ऑर्डरों के बीच अंतर को समझना आवश्यक है। एक खरीद मांग एक विभाग से एक अनुरोध नोट की तरह है, जो किसी चीज़ की आवश्यकता का संकेत देता है। यह बताता है कि क्या आवश्यक है और क्यों। दूसरी ओर, पर्चेज़ ऑर्डर एक आपूर्तिकर्ता के साथ एक औपचारिक समझौता है, जिसमें यह विवरण होता है कि क्या खरीदना है, कितना और किस कीमत पर खरीदना है। क्रय चक्र में दोनों ही महत्वपूर्ण हैं, खरीद मांग इस प्रक्रिया को शुरू करती हैं और पर्चेज़ ऑर्डर इसे अंतिम रूप देता हैं। 

विभागों के बीच अच्छा संचार यह सुनिश्चित करता है कि चीजें सुचारू रूप से चल रही हैं। इन दस्तावेज़ों को अच्छी तरह से प्रबंधित करने से संगठनों को संगठित रहने, खर्च को नियंत्रित करने और आपूर्तिकर्ताओं के साथ विश्वास बनाने में मदद मिलती है। खरीद मांगों और पर्चेज़ ऑर्डरों को कुशलतापूर्वक समझना और संभालना समग्र रूप से अधिक प्रभावी और सफल खरीद प्रणाली में योगदान देता है।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

• क्या खरीद मांग, पर्चेज़ ऑर्डर से पहले आता है?

हां, खरीद प्रक्रिया में खरीद मांग आम तौर पर पर्चेज़ ऑर्डर से पहले आता हैं। खरीद मांग किसी संगठन कर्मचारी या विभाग द्वारा किसी विशेष उत्पाद या सेवा की आवश्यकता के बारे में क्रय विभाग को सूचित करने के लिए प्रस्तुत किया गया एक दस्तावेज या अनुरोध है।

• खरीद मांग क्या है?

खरीद मांग एक दस्तावेज है जो एक खरीदार द्वारा एक खरीद विभाग को सामान या सेवाओं की आवश्यकता के बारे में सूचित करती है। इसमें सामान या सेवाओं का विवरण, मात्रा, अनुमानित लागत और डिलीवरी की तारीख शामिल होती है।

• क्या पर्चेज़ ऑर्डर के लिए GST आवश्यक है?

नहीं, पर्चेज़ ऑर्डर के लिए GST जरूरी नहीं है। GST एक कर है जो सामान या सेवाओं की बिक्री पर लगाया जाता है। पर्चेज़ ऑर्डर एक दस्तावेज है जो एक खरीदार द्वारा एक विक्रेता को सामान या सेवाओं की खरीद के लिए भेजा जाता है। पर्चेज़ ऑर्डर में आमतौर पर सामान या सेवाओं का विवरण, मात्रा, कीमत और डिलीवरी की तारीख शामिल होती है।

GST केवल तभी लागू होता है जब सामान या सेवाओं की बिक्री होती है। पर्चेज़ ऑर्डर में बिक्री नहीं होती है, इसलिए GST लागू नहीं होता है।

हालांकि, कुछ मामलों में, पर्चेज़ ऑर्डर में GST शामिल हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि पर्चेज़ ऑर्डर में एक विशिष्ट कर दर शामिल है, तो GST लागू होगा। इसके अतिरिक्त, यदि पर्चेज़ ऑर्डर में GST के लिए एक अलग प्रावधान है, तो GST लागू होगा।

• क्या खरीद मांग पर्चेज़ ऑर्डर के समान ही है?

नहीं, खरीद मांग आंतरिक आदेश हैं, जिनका उपयोग कंपनी के सदस्यों द्वारा उस कंपनी के भीतर उत्पादों या सेवाओं की आवश्यकता को दर्शाने करने के लिए किया जाता है। पर्चेज़ ऑर्डर उन उत्पादों और सेवाओं को खरीदने की प्रतिबद्धता व्यक्त करने या पुष्टि करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं या विक्रेताओं को भेजे गए बाहरी आदेश हैं।

• इलेक्ट्रॉनिक पर्चेज़ ऑर्डर क्या है?

एक इलेक्ट्रॉनिक पर्चेज़ ऑर्डर पारंपरिक पर्चेज़ ऑर्डर के समान है, सिवाय इसके कि यह कागज के रूप में नहीं होता है बल्कि डिजिटल रूप में होता है। 

• परचेस आर्डर कब जारी करते हैं?

किसी व्यवसाय में आंतरिक आपूर्ति या स्टॉक के लिए ₹5,000 से अधिक मूल्य की कोई भी खरीदारी के लिए परचेस ऑर्डर का उपयोग करना आवश्यक हो जाता है।

• क्या पर्चेज़ ऑर्डर को अनुबंध माना जा सकता है?

पर्चेज़ ऑर्डर डिलीवरी, बिलिंग, ऑर्डर किए गए विशिष्ट उत्पादों या सेवाओं, कानूनी और भुगतान शर्तों को दर्शाता है। पर्चेज़ ऑर्डर एक कानूनी दस्तावेज है जो विक्रेता की स्वीकृति पर ग्राहक और आपूर्तिकर्ता के बीच एक बाध्यकारी अनुबंध है।

• पर्चेज़ ऑर्डर और चालान में क्या अन्तर है?

पर्चेज़ ऑर्डर ग्राहक द्वारा पर्चेज़ ऑर्डर फॉर्म का उपयोग करके विक्रेता के साथ सामान या सेवाएं खरीदने का ऑर्डर देना है, चालान शिपमेंट पर बिल जारी करने वाले विक्रेता द्वारा जारी किया गया रसीद है। पर्चेज़ ऑर्डर और चालान में उत्पाद विवरण, उत्पाद संख्या, भेजी गई मात्रा, और भुगतान शर्तों सहित संबंधित वस्तुओ का विवरण होता है।

• पीआर से पीओ प्रक्रिया क्या है?

पीआर से पीओ प्रक्रिया में खरीद मांग को पर्चेज़ ऑर्डर में परिवर्तित करना शामिल है। इसके बाद यह खरीदार और आपूर्तिकर्ता के बीच कानूनी रूप से बाध्यकारी समझौता बन जाता है।

• क्रय आदेश कौन तैयार करता है?

पर्चेज़ ऑर्डर खरीदार द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज है और आपूर्तिकर्ता से सामान ऑर्डर करने के उद्देश्य को पूरा करता है।