वस्तु एवं सेवा कर (GST) ने भारत में पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया में महत्वपूर्ण बदलाव लाए हैं। GST की शुरूआत का मुख्य रूप से खरीद पर सकारात्मक प्रभाव पड़ा है, क्योंकि इससे पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने और व्यवसायों पर कर का बोझ कम करने में मदद मिली है। हालाँकि, GST के कार्यान्वयन ने उन व्यवसायों के लिए नई चुनौतियाँ भी ला दी हैं जो सड़क मार्ग से माल परिवहन के लिए सेवाएँ प्रदान करते हैं।
इस ब्लॉग में, हम पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया पर GST के प्रभाव पर चर्चा करेंगे। हम वर्तमान खरीद, खरीद मूल्य/लागत, खरीद योजना, खरीद विक्रेताओं का प्रबंधन, दस्तावेज़ीकरण, माल परिवहन सेवाओं की कर योग्यता को समझने, ई-वेबिल, GST रिटर्न और चालान के माध्यम से राज्यों में माल की आवाजाही को सरल बनाने, हाल के अपडेट और विकास जैसे विषयों को कवर करेंगे। हमारा उद्देश्य आपको अपने GST दायित्वों को प्रभावी ढंग से और कुशलता से प्रबंधित करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी प्रदान करना है।
पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया को समझना
पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया क्या है?
पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया उन चरणों और गतिविधियों का एक समूह है जिनका पालन एक संगठन बाहरी आपूर्तिकर्ताओं से वस्तुओं या सेवाओं की खरीद का अनुरोध, अनुमोदन या खरीद प्रक्रिया को पूरा करने के लिए करता है। यह प्रक्रिया प्रभावी खरीद को बनाए रखने, लागतों को नियंत्रित करने और यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि संगठन को समय पर और कुशल तरीके से आवश्यक उत्पाद या सेवाएँ प्राप्त हों।पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया के प्रमुख घटक
एक औपचारिक पीओ (परचेज ऑर्डर) दस्तावेज़ में निम्नलिखित आवश्यक विवरण होते हैं:- पीओ नंबर (विशिष्ट पहचानकर्ता)
- क्रेता और आपूर्तिकर्ता की जानकारी (नाम, पता, संपर्क विवरण)
- ऑर्डर किए जा रहे सामान या सेवाओं की क्रमबद्ध सूची
- मात्रा
- दाम (प्रति यूनिट)
- कुल लागत (टैक्स और शिपिंग सहित, यदि लागू हो)
- डिलीवरी की तारीख और स्थान
- भुगतान की शर्तें
- लागू कर (जैसे, GST दरें, एचएसएन/एसएसी कोड)
- विशेष निर्देश या नियम और शर्तें
पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया के प्रकार
यहां व्यवसायों में उपयोग की जाने वाली सामान्य प्रकार की पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रियाएं दी गई हैं:-
मानक पर्चेज़ ऑर्डर (एसपीओ)
- पीओ का सबसे आम और बुनियादी प्रकार
- पहले से ज्ञात विशिष्ट विवरणों के साथ एकमुश्त, सीधी खरीदारी के लिए उपयोग किया जाता है।
- इसमें उत्पाद की क्रमबद्ध सूची, मात्रा, कीमतें, वितरण शर्तें, भुगतान शर्तें और प्रासंगिक कर जानकारी शामिल होती हैं।
- यह आमतौर पर मैन्युअल रूप से या सरल सॉफ़्टवेयर सिस्टम के माध्यम से उत्पन्न होता है।
-
नियोजित पर्चेज़ ऑर्डर (पीपीओ)
- यह पीओ निर्माण के समय कुछ विवरणों के साथ संभावित खरीदारी के लिए उपयोग किया जाता है जो अभी भी अनिश्चित हैं।
- यह एक नियोजित डिलीवरी तिथि और स्थान निर्दिष्ट करता है, लेकिन वास्तविक खरीद तिथि के करीब मात्रा, कीमतों या विशिष्टताओं में समायोजन की अनुमति दे सकता है।
- यह उतार-चढ़ाव वाली कीमतों या अनिश्चित मांग वाली वस्तुओं के लिए सामान्य है।
-
ब्लैंकेट पर्चेज़ ऑर्डर (बीपीओ)
- एक निश्चित अवधि (उदाहरण के लिए, 6 महीने या 1 वर्ष) में किसी विशिष्ट आपूर्तिकर्ता से आवर्ती खरीद के लिए स्थापित।
- यह एक स्थायी आदेश के रूप में कार्य करता है, जिससे प्रत्येक व्यक्तिगत खरीद के लिए बार-बार पीओ निर्माण की आवश्यकता समाप्त हो जाती है।
- अक्सर कार्यालय आपूर्ति या कच्चे माल जैसी बार-बार उपयोग की जाने वाली वस्तुओं के लिए उपयोग किया जाता है।
-
अनुबंध (कॉन्ट्रैक्ट) पर्चेज़ ऑर्डर (सीपीओ)
- खरीदार और आपूर्तिकर्ता के बीच एक बड़े मास्टर अनुबंध से संबंधित।
- अनुबंध के नियमों और शर्तों का संदर्भ देता है, उस अनुबंध के तहत ऑर्डर की जाने वाली विशिष्ट वस्तुओं और मात्राओं पर ध्यान केंद्रित करता है।
- जटिल खरीद व्यवस्था या दीर्घकालिक परियोजनाओं के लिए उपयोग किया जाता है।
-
मैनुअल पर्चेज़ ऑर्डर
- अक्सर पेपर फॉर्म या मूल स्प्रेडशीट का उपयोग करके मैन्युअल रूप से बनाया और संसाधित किया जाता है।
- छोटे व्यवसायों में या कम खरीदारी के लिए आम है।
- ट्रैकिंग और ऑडिटिंग में त्रुटियाँ, देरी और चुनौतियाँ होने की संभावना।
-
इलेक्ट्रॉनिक पर्चेज़ ऑर्डर (ईपीओ)
- खरीद सॉफ्टवेयर या ई-खरीद प्रणाली का उपयोग करके डिजिटल रूप से उत्पन्न और प्रसारित किया जाता है।
- तेज़ प्रोसेसिंग, बेहतर सटीकता, वास्तविक समय दृश्यता और खरीदारों और आपूर्तिकर्ताओं के बीच आसान सहयोग प्रदान करता है।
- दक्षता और स्वचालन के लिए इसे अधिकाधिक प्राथमिकता दी जा रही है।
सही प्रकार का चयन
उचित पर्चेज़ ऑर्डर प्रकार का चयन करते समय विचार करने योग्य कारक:- खरीदारी की आवृत्ति
- लेन-देन की जटिलता
- स्वचालन का वांछित स्तर
- अनुपालन आवश्यकताएं
- अन्य व्यावसायिक प्रणालियों के साथ एकीकरण
पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया
इस प्रक्रिया में आम तौर पर निम्नलिखित चरण शामिल होते हैं:- एक परचेज रिक्वेस्ट बनाएं: कर्मचारी एक खरीद मांग तैयार करते हैं और पर्चेज़ ऑर्डर निर्माण से पहले इसे अधिकारियों से अप्रूव करवाते हैं।
- एक पर्चेज़ ऑर्डर बनाएं: एक बार खरीद की मांग स्वीकृत हो जाने के बाद, एक पर्चेज़ ऑर्डर बनाया जाता है और आपूर्तिकर्ता को भेजा जाता है। पर्चेज़ ऑर्डर एक खरीदार द्वारा आपूर्तिकर्ता को भेजा गया एक आधिकारिक दस्तावेज है जो खरीद की पुष्टि करता है और इसमें इसके बारे में सभी आवश्यक जानकारी शामिल होती है।
- कोटेशन के लिए एकाधिक अनुरोध (आरएफक्यू) भेजना: खरीदार संभावित आपूर्तिकर्ताओं को कोटेशन (आरएफक्यू) के लिए कई अनुरोध भेजता है।
- विक्रेता का विश्लेषण और चयन करना: खरीदार आरएफक्यू प्रतिक्रियाओं के आधार पर विक्रेता का विश्लेषण और चयन करता है।
- अनुबंध पर बातचीत करना और पीओ भेजना: खरीदार चयनित विक्रेता के साथ अनुबंध पर बातचीत करता है और पर्चेज़ ऑर्डर भेजता है।
- सामान/सेवाएँ प्राप्त करना: आपूर्तिकर्ता खरीदार को सामान या सेवाएँ वितरित करता है।
- चालान प्राप्ति और जांचें (3-तरफ़ा मिलान): खरीदार पर्चेज़ ऑर्डर और प्राप्त वस्तुओं या सेवाओं के विरुद्ध चालान प्राप्त करता है और उसकी जांच करता है।
- चालान को अधिकृत करें और विक्रेता को भुगतान करें: खरीदार चालान को अधिकृत करता है और विक्रेता को भुगतान करता है।
- पर्चेज़ ऑर्डर बंद करने का रिकॉर्ड: खरीदार पर्चेज़ ऑर्डर बंद होने का रिकॉर्ड रखता है।
पर्चेज़ ऑर्डर प्रक्रिया पर GST का प्रभाव
कर गणना से लेकर विक्रेता चयन तक, आइए इस बात की पेचीदगियों पर गौर करें कि कैसे GST ने व्यवसायों द्वारा वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के तरीके को नया आकार दिया:-
कर गणना
- प्री-GST: व्यापक करों (वैट, उत्पाद शुल्क, सेवा कर) के एक जटिल जाल ने पीओ पर कर गणना को एक श्रमसाध्य और त्रुटि-प्रवण मामला बना दिया।
- GST के बाद: एकीकृत GST संरचना ने चीजों को काफी सरल बना दिया। पीओ अब स्पष्ट रूप से लागू GST दर (सीGST, एसGST, या आईGST) और एचएसएन/एसएसी कोड का उल्लेख करते हैं, जिससे सटीक गणना की सुविधा मिलती है और बढ़ते कर बोझ को खत्म किया जाता है।
-
विक्रेता चयन
- प्री-GST: स्थान ने विक्रेता चयन में एक अहम भूमिका निभाई, क्योंकि लगाए गए कर के प्रकार के आधार पर कर लागू होने की प्रक्रिया अलग-अलग थी।
- GST के बाद: राज्य के बाहर से माल खरीदने के मुकाबले राज्य के अंदर से ही खरीदारी करने में फायदा है क्योंकि इससे आपकी आईटीसी के दावे की पात्रता बढ़ जाती है और आईGST दरें भी कम हो जाती हैं। व्यवसाय अब कर जटिलताओं को कम करने के लिए जब भी संभव हो स्थानीय विक्रेताओं को प्राथमिकता देते हैं।
-
पीओ के विवरण पर एक नया जोर
- प्री-GST: कर गणना और विशिष्ट कर विवरण ( इंक्लूसिव एंड एक्सक्लूसिव) पर अक्सर पीओ पर कम ध्यान दिया जाता था।
- GST के बाद: GST अनुपालन पीओ पर सावधानीपूर्वक विवरण की मांग करता है। प्रत्येक पीओ को अब स्पष्ट रूप से कर की दर, राशि का विवरण और उपचार का उल्लेख करना होगा, जिससे निर्बाध चालान मिलान और आईटीसी दावे सुनिश्चित होंगे।
-
प्रौद्योगिकी उद्धारकर्ता बन जाती है
- प्री-GST: मैनुअल गणना और कागज-आधारित प्रक्रियाएं पीओ वर्कफ़्लो पर हावी हो गईं, जिससे अक्षमताएं और त्रुटियां हुईं।
- GST के बाद: GST अनुपालन के लिए स्वचालन की आवश्यकता है। व्यवसाय स्वचालित कर गणना, चालान मिलान और डेटा कैप्चर, त्रुटियों को कम करने और दक्षता बढ़ाने के लिए पीओ सॉफ्टवेयर और ई-चालान प्लेटफार्मों की ओर रुख करते हैं।
-
अनुपालन परिदृश्य
- GST से पहले: अलग-अलग नियमों और दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताओं के साथ -साथ कई कर व्यवस्थाओं का अनुपालन व्यवसायों के लिए एक बोझ था।
- GST के बाद: GST एक केंद्रीकृत और पारदर्शी अनुपालन ढांचा प्रदान करता है। पीओ प्रमुख अनुपालन दस्तावेज बन जाते हैं। आईटीसी दावों और ऑडिट ट्रेल्स के लिए सटीक रिकॉर्ड रखना महत्वपूर्ण है।
-
GST इन्वॉयस में ए आई का महत्व
- GST के तहत पीओ का भविष्य आगे स्वचालन और एआई-संचालित समाधानों के साथ एकीकरण में निहित है।
- उन्नत सॉफ्टवेयर मांग (डिमांड) की भविष्यवाणी कर सकता है, पीओ जेनरेशन को स्वचालित कर सकता है, कर निहितार्थ के आधार पर विक्रेता चयन को अनुकूलित कर सकता है और यहां तक कि जटिल आरसीएम परिदृश्यों को भी संभाल सकता है।
पर्चेज़ ऑर्डर पर करयोग्यता को समझना
-
कर योग्य आधार की पहचान करना
-
आपूर्ति का स्थान निर्धारित करना
-
उचित कर दर लागू करना
-
राज्य के भीतर बनाम अंतर राज्य (इंटरास्टेट वर्सेस इंटर स्टेट) लेनदेन
-
इनपुट टैक्स क्रेडिट (आईटीसी): एक महत्वपूर्ण तंत्र
-
रिवर्स चार्ज मैकेनिज्म (आरसीएम)
-
नियामक परिवर्तनों के साथ अपडेट रहना
GST-अनुपालक पर्चेज़ ऑर्डर बनाना
GST की जटिल दुनिया में, अनुपालन पर्चेज़ ऑर्डर (पीओ) तैयार करना एक कला बन गया है। यह उपशीर्षक आपको पीओ बनाने के लिए महत्वपूर्ण उपकरण और ज्ञान से लैस करता है ।जो GST परिदृश्य को निर्बाध रूप से नेविगेट करता है, सटीकता, दक्षता और मन की शांति सुनिश्चित करता है।-
अनिवार्य तत्व: नींव रखना
- उत्पाद/सेवा विवरण: आइटम का नाम, मात्रा, इकाई मूल्य और कुल राशि स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करें।
- आपूर्तिकर्ता जानकारी: आपूर्तिकर्ता का नाम, पता और GST पंजीकरण संख्या शामिल करें।
- कराधान संबंधी जानकारी: लागू GST दर (CGST, SGST, या IGST) और एचएसएन/एसएसी कोड का सटीक उल्लेख करें।
- डिलिवरी शर्तें: किसी विशेष निर्देश के साथ डिलिवरी स्थान और तारीख को परिभाषित करें।
- भुगतान की शर्तें: चालान निपटान के लिए भुगतान के तरीके और समय-सीमा की रूपरेखा तैयार करें।
- अतिरिक्त डेटा: स्पष्टता के लिए पीओ नंबर, आंतरिक संदर्भ कोड और संपर्क विवरण शामिल करने पर विचार करें।
-
कर उपचार
-
चालान मिलान
-
बचाव के लिए प्रौद्योगिकी
-
एहतियाती उपाय: जोखिमों को कम करना
- विक्रेता चयन: अनुपालन और चालान सत्यापन को सरल बनाने के लिए, विशेष रूप से अंतर-राज्य लेनदेन के लिए GST-पंजीकृत आपूर्तिकर्ताओं को प्राथमिकता दें।
- विसंगतियों की दोबारा जांच करें: भुगतान को मंजूरी देने से पहले मूल्य निर्धारण, करों या उत्पाद में किसी भी विसंगति के लिए अपने पीओ के चालान विवरण की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें।
- रिकॉर्ड रखना: ऑडिट उद्देश्यों और भविष्य के संदर्भ के लिए अपने पीओ और संबंधित चालानों का सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड बनाए रखें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
-
क्या पर्चेज़ ऑर्डर पर GST लागू है?
-
GST खरीद को कैसे प्रभावित करता है?
-
आपूर्तिकर्ता या खरीदार में से GST का भुगतान कौन भुगतान करता है?
GST का Purchase Order प्रक्रिया पर क्या असर है? जानें पूरी जानकारी CaptainBiz के साथ।
