Microsoft Excel अपनी उपयोग में आसानी और बहुमुखी प्रतिभा के कारण दुनिया भर में व्यक्तियों, व्यवसायों और शिक्षकों के लिए एक प्रमुख उपकरण बन गया है। जबकि अन्य सॉफ़्टवेयर विकल्प उपलब्ध हो सकते हैं जिनमें समान सुविधाएँ होती हैं, Excel अभी भी कई उपयोगकर्ताओं के लिए शीर्ष विकल्प बना हुआ है।
व्यक्तियों के बीच व्यापक उपयोग के अलावा, Excel को विभिन्न उद्योगों में कंपनियों द्वारा भी व्यापक रूप से अपनाया गया है। Statista के आंकड़ों से पता चलता है कि अकेले संयुक्त राज्य अमेरिका में 731,000 से अधिक कंपनियां लेखांकन उद्देश्यों के लिए Excel का उपयोग करती हैं। इसके अलावा, PayPal, Deloitte, और U.S. Bank जैसी कई बड़ी कंपनियों ने अपने वित्तीय संचालन में Excel को शामिल किया है।
अब जब हम Excel की लोकप्रियता के कुछ कारणों को समझ गए हैं, तो आइए Excel में एक इनवॉइस बनाने पर आगे बढ़ते हैं।
ऊपर दी गई छवि में एक आइटम सूचीबद्ध सूची दिखती है। यदि आप उत्पाद व्यापार के व्यवसाय में हैं तो यह आपके लिए एक पसंदीदा टेम्पलेट है। जिसमें आप हमेशा अपने व्यावसायिक संपर्क जानकारी को ठीक कर सकते हैं।
अपने इनवॉइस के लिए फ़ाइल प्रारूप चुनें, जैसे कि PDF फ़ाइल, DOCX, या XPS। अपने इनवॉइस को भेजना: अपने इनवॉइस को सहेजने के बाद, प्रदान की गई सेवाओं से संबंधित सहायक दस्तावेज़ या फ़ाइलें संलग्न करने पर विचार करें।
अपने पूर्ण इनवॉइस को डिजिटल रूप से ईमेल या अन्य तरीकों से साझा करने के लिए “File” > “Share” चुनें। (आपकी बिलिंग तिथि और भेजने की तिथि अलग हो सकती है) वैकल्पिक रूप से, यदि आपको एक भौतिक प्रति भेजने की आवश्यकता है, तो इनवॉइस की एक हार्ड कॉपी उत्पन्न करने के लिए “Print” चुनें।
प्रिंटर को कुछ भी भेजने से पहले टाइपो के लिए एक अंतिम जांच करें। एक बार प्रिंट हो जाने पर, इनवॉइस और किसी भी साथ आने वाले कागजी कार्रवाई को पैकेज करें और इसे ग्राहक को डाक मेल या कूरियर सेवा के माध्यम से भेजें। अपने इनवॉइस का एक रिकॉर्ड रखें, भविष्य के संदर्भ और लेखांकन उद्देश्यों के लिए डिजिटल और भौतिक दोनों प्रतियों को।
Windows पर एक Excel टेम्पलेट से इनवॉइस कैसे बनाएं?
यदि आप अपने Windows PC पर Excel का उपयोग करके कस्टमाइज़्ड इनवॉइस टेम्पलेट डिज़ाइन करना चाहते हैं, तो प्रभावी ढंग से इनवॉइस बनाने के लिए Excel प्रोग्राम के माध्यम से सीखने के लिए सात आसान चरणों को पढ़ते रहें। इस गाइड के अंत तक, आपने पेशेवर इनवॉइस को तेजी से और कुशलतापूर्वक तैयार करने में मूल्यवान अंतर्दृष्टि और हाथों का अनुभव प्राप्त किया होगा। इसके अलावा, यदि कोई इनवॉइस टेम्पलेट आपके व्यवसाय की शैली से मेल नहीं खाता है – तो आप हमेशा अपना स्वयं का इनवॉइस टेम्पलेट बना सकते हैं। चलो शुरू करते हैं!Step 1:
Excel में एक खाली वर्कबुक खोलें इनवॉइस बनाना चाहते हैं? Excel में एक ताज़ा वर्कबुक या खाली टेम्पलेट खोलना इनवॉइस बनाने का पहला कदम है। जब Excel पॉप अप होता है, तो प्रोग्राम की मुख्य विंडो पर जाएं और “File” टैब, फिर “New” चुनें। जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है, आप Microsoft द्वारा उपलब्ध किसी भी Excel इनवॉइस टेम्पलेट को चुन सकते हैं। आप सर्च बार में किसी विशिष्ट टेम्पलेट का नाम (यदि आप पहले से जानते हैं) टाइप कर सकते हैं। यदि आप अपना स्वयं का टेम्पलेट बनाना चाहते हैं तो एक खाली स्प्रेडशीट से शुरू करें।
Step 2:
अपनी कंपनी का विवरण और ब्रांडिंग दर्ज करें चरण 1 पूरा करने के बाद, आपका इनवॉइस टेम्पलेट आपके व्यावसायिक डेटा और ब्रांडिंग के लिए अनुकूलित करने के लिए तैयार है। स्क्रीन के शीर्ष पर “File,” “Home,” “Insert,” “Design,” “Formulas,” और इसी तरह के विकल्पों के साथ एक मेनू बार होना चाहिए। अपने इनवॉइस में बिजनेस लोगो और चित्र जोड़ने के लिए, “Insert” टैब पर क्लिक करें और वर्तमान इनवॉइस टेम्पलेट में चित्र, लोगो और नए टेक्स्ट फ़ील्ड ड्रॉप करें। अपने इनवॉइस हेडर को कस्टमाइज़ करना न भूलें। एक उचित इनवॉइस तिथि, व्यावसायिक संपर्क विवरण, ग्राहक के संपर्क विवरण और अन्य आवश्यक इनवॉइस विवरण प्रदान करें।Step 3:
उत्पाद/सेवा का विवरण जोड़ें अपने व्यवसाय और उसके ब्रांड का परिचय देने के बाद, यह आपके व्यापार इनवॉइस या सेवा इनवॉइस में आपके द्वारा प्रदान किए गए वस्तुओं और सेवाओं का विवरण देने का समय है। आइटम सारांश, संख्या, प्रति यूनिट मूल्य, और कुल लाइनों को कॉलम A से D में कक्षों का चयन करके देखा जा सकता है। इन चार अनुभागों को पूरा करने के बाद, अगले रो में जाने के लिए “Enter” पर क्लिक करें, जहां आप एक और लाइन आइटम जोड़ सकते हैं। यदि आपने कोई सामग्री बेची है तो यूनिट मूल्य जोड़ना न भूलें।
ऊपर दी गई छवि में एक आइटम सूचीबद्ध सूची दिखती है। यदि आप उत्पाद व्यापार के व्यवसाय में हैं तो यह आपके लिए एक पसंदीदा टेम्पलेट है। जिसमें आप हमेशा अपने व्यावसायिक संपर्क जानकारी को ठीक कर सकते हैं।
Step 4:
कर और उप-योग की गणना करें Excel की अंतर्निर्मित सुविधाएं इनवॉइस के लिए कर की गणना करना और उप-योग प्रदान करना सरल बनाती हैं। पहले, कॉलम A से D में जानकारी पूरा करने के बाद दो नए कॉलम (E और F) बनाएं। कॉलम E में राशियों को जोड़ने के लिए, Excel के SUM फ़ंक्शन और प्रत्येक कक्ष संदर्भ के आगे एक अपोस्ट्रॉफ (‘) के साथ पंक्ति 5 से शुरू करें, जैसे: ‘=’A5′-A6’. यदि आप चाहते हैं कि कक्ष A5 से C5 की राशि E5 में दिखाई दे, तो आप =SUM(A5) दर्ज करेंगे। कॉलम E में प्रत्येक कक्ष के लिए इस फ़ॉर्मूला का उपयोग करें। फिर, कॉलम F में, कॉलम D से कीमतों को कॉलम E की मानों के साथ गुणा करें (‘=F5E5’). उदाहरण के लिए, यदि आप फ़ॉर्मूला =B5E5 को F5 में दर्ज करना चाहते हैं, तो B5*E5 को पूरे फ़ॉर्मूला से बदलें। फिर से, इस फ़ॉर्मूला का उपयोग कॉलम F में प्रत्येक प्रविष्टि के लिए किया जाना चाहिए। उप-योग को बिना कर के प्राप्त करने के लिए, कुल को कॉलम F से E से घटाकर: =SUM(F5)-SUM(E5). फ़ॉर्मूला को G5 में दर्ज करें, फिर इसे कॉलम G के बाकी हिस्से में चिपकाएं। कुल के कर भाग को इस गणना में शामिल किया गया है। करों में व्यापार कर, वैट या जीएसटी हो सकते हैं।
Step 5:
छूट लागू करें और अंतिम राशियों को समाप्त करें Excel टेम्पलेट्स में उप-योग की गणना करने के बाद छूट लागू करना सरल है। किसी भी राशि को आपके ग्राहक द्वारा प्रदान किए गए किसी भी मूल्य के आधार पर या तो कॉलम E या F में समायोजित करें।Step 6:
इनवॉइस पूर्वावलोकन उत्पन्न करें अब आपके पास सब कुछ सेट हो गया है – आपके तैयार इनवॉइस का पूर्वावलोकन करने का समय है। आप तालिका को अपनी इच्छानुसार फ़ॉर्मेट कर सकते हैं, जिसमें बॉर्डर्स और शेडिंग शामिल हैं।Step 7:
इनवॉइस सहेजें और भेजें अंत में, अपने इनवॉइस को एक प्रासंगिक फ़ाइलनाम के साथ सहेजें। अपने इनवॉइस को सहेजना: “File” चुनें और फिर “Save As” पर क्लिक करें। एक स्थान चुनें जहां आप फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं। अपने इनवॉइस को एक सार्थक नाम दें जिसमें तारीख, ग्राहक का नाम और इनवॉइस संख्या शामिल हो।
अपने इनवॉइस के लिए फ़ाइल प्रारूप चुनें, जैसे कि PDF फ़ाइल, DOCX, या XPS। अपने इनवॉइस को भेजना: अपने इनवॉइस को सहेजने के बाद, प्रदान की गई सेवाओं से संबंधित सहायक दस्तावेज़ या फ़ाइलें संलग्न करने पर विचार करें।
अपने पूर्ण इनवॉइस को डिजिटल रूप से ईमेल या अन्य तरीकों से साझा करने के लिए “File” > “Share” चुनें। (आपकी बिलिंग तिथि और भेजने की तिथि अलग हो सकती है) वैकल्पिक रूप से, यदि आपको एक भौतिक प्रति भेजने की आवश्यकता है, तो इनवॉइस की एक हार्ड कॉपी उत्पन्न करने के लिए “Print” चुनें।
प्रिंटर को कुछ भी भेजने से पहले टाइपो के लिए एक अंतिम जांच करें। एक बार प्रिंट हो जाने पर, इनवॉइस और किसी भी साथ आने वाले कागजी कार्रवाई को पैकेज करें और इसे ग्राहक को डाक मेल या कूरियर सेवा के माध्यम से भेजें। अपने इनवॉइस का एक रिकॉर्ड रखें, भविष्य के संदर्भ और लेखांकन उद्देश्यों के लिए डिजिटल और भौतिक दोनों प्रतियों को।
सारांश
Microsoft Excel एक शक्तिशाली उपकरण है जिसका उपयोग व्यवसायों द्वारा विश्वभर में प्रतिदिन किया जाता है। और इसकी कई अन्य कार्यक्षमताओं के अतिरिक्त, Excel आपके व्यवसाय के लिए इनवॉइस बनाने का एक शानदार तरीका हो सकता है। चाहे आप मौजूदा इनवॉइस टेम्पलेट्स का उपयोग करें या अपना स्वयं का Excel इनवॉइस टेम्पलेट बनाएं, स्प्रेडशीट की इन-बिल्ट कार्यक्षमता आपके इनवॉइसिंग प्रक्रिया को व्यवस्थित करने में अमूल्य हो सकती है। यदि आप प्रभावी बिलिंग और तेजी से भुगतान प्राप्त करने के लिए शक्तिशाली इनवॉइस टेम्पलेट्स की तलाश में हैं, तो CaptainBiz बिलिंग सॉफ़्टवेयर आपकी मदद के लिए यहां है। हमारे पूर्ण चयन के इनवॉइस टेम्पलेट्स को ब्राउज़ करें और शुरुआत करें। आप हमारे मुफ्त इनवॉइस जेनरेटर के साथ अपने व्यवसाय की पूरी क्षमता को भी अनलॉक कर सकते हैं। यह फ्रीलांसरों और छोटे व्यवसायों के लिए इनवॉइसिंग प्रक्रिया को आसानी से ऊंचाई देने के लिए बिल्कुल सही है। Also Read: How to Calculate GST in an Excel Sheet: Step-by-Step GuideFAQs
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क्या इनवॉइस बनाने के लिए Word या Excel बेहतर है?
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क्या मैं अपना स्वयं का इनवॉइस टेम्पलेट बना सकता हूँ?
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सबसे अच्छा मुफ्त इनवॉइस टेम्पलेट क्या है?
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इनवॉइस के लिए सबसे अच्छा प्रारूप क्या है?
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इनवॉइस बनाने के लिए सबसे अच्छा प्रोग्राम क्या है?
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कैसे मैं सुनिश्चित कर सकता हूँ कि मेरे इनवॉइस समय पर भुगतान किए जाएं?
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इनवॉइस में क्या जानकारी शामिल होनी चाहिए?
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देर से भुगतान को कैसे संभालें?
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क्या मैं इनवॉइस इलेक्ट्रॉनिकली भेज सकता हूँ?
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रिकरिंग इनवॉइस क्या हैं और मैं उन्हें कैसे सेट कर सकता हूँ?
Excel में प्रोफेशनल इनवॉइस तैयार करें – बिलिंग का सही तरीका जानिए।
